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数字出版项目变更管理要做好三个方面

数字出版项目实施过程中,由于受业务需求、系统环境以及其他因素变化的影响,出版单位和软件供应商都可能会提出变更要求,变更的控制流程有哪些需要注意的地方?

项目实施过程中,进行变更管理是为了保证项目实施中的变更在可控范围内,不会对项目的进度、成本和质量造成重大影响。具体来看,变更的控制流程主要包括:变更提出、变更评审、变更执行和变更记录。

首先要提出变更需求。在项目实施过程中,出版单位和软件供应商均应以书面方式提出变更申请,并且变更提出方应组织相关人员分析变更的影响程度和影响范围,包括但不限于:变更的来源分析,变更对本单位的工作范围、成本、工作质量和时间进度的影响,变更对其他单位的工作范围、时间进度等的影响,变更是不是合理的、必须的。在这个基础上,还需制定变更解决方案。根据变更的影响范围和程度,变更提出方协调受影响各方的相关人员共同制定解决方案。变更解决方案制定的参与者包括变更提出者、受变更影响的人员、变更执行参与者等。变更解决方案内容包含修改的内容、新的成本和时间估算、变更方案的影响程度分析、变更执行人等。

其次,在变更分析和解决方案完成后,出版单位应组织变更评审。参与评审的人员包括但不限于:变更审批责任人、变更相关人员、相关专家。变更评审须确认变更影响范围、变更解决方案、变更执行人等相关事项,并判断变更是否合理且必须的。对于未通过评审的变更,说明未通过评审的原因和处理意见。

对于通过审批的变更,由变更执行单位(一家或多家软件供应商)按方案执行变更。出版单位须审核确认执行的方案是否与审核通过的解决方案一致。

最后,在项目实施过程中,应由变更控制责任人通过变更管理表来记录和跟踪变更处理状态。包括:在变更提出阶段,记录变更、提出人、提出时间等信息;对于审批未通过的变更,记录变更评审时间、变更审批责任人、未通过的原因并关闭变更;对于审批通过的变更,记录变更评审时间、变更方案、变更执行人、变更执行状态等。

作者:姜占锋 石 雄 来源: 中国新闻出版网

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